Kebijakan Privasi — TeknoMedis HRIS

Berlaku efektif: 29 Mei 2026 · Terakhir diperbarui: 29 Mei 2026

TeknoMedis HRIS ("aplikasi", "kami") adalah perangkat lunak manajemen Sumber Daya Manusia berbasis cloud untuk klinik dan rumah sakit di Indonesia. Aplikasi ini dioperasikan oleh TeknoMedis. Kebijakan privasi ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, cara kami menggunakannya, dan hak Anda sebagai pengguna.

1. Pihak Pengontrol Data

TeknoMedis bertindak sebagai data processor. Pihak data controller adalah klinik/rumah sakit (entitas pemberi kerja Anda) yang memilih untuk menggunakan TeknoMedis HRIS.

2. Data yang Kami Kumpulkan

2.1 Data yang Anda berikan sendiri

• Identitas: nama, NIK, NPWP, alamat, nomor HP, email, tanggal lahir, jenis kelamin, status pernikahan, jumlah tanggungan
• Kepegawaian: NIP, jabatan, departemen, tanggal masuk, status kerja, gaji, no rekening bank
• Tenaga medis: nomor STR, SIP, SIK, jenis profesi, spesialisasi (khusus tenaga kesehatan)
• Pajak: NPWP, status PTKP
• Kontak darurat: nama, hubungan, nomor telepon
• Foto profil & TTD digital (opsional)
• Lampiran cuti/reimbursement: dokumen pendukung yang Anda upload

2.2 Data yang dikumpulkan otomatis

• Lokasi GPS — diperlukan saat absensi clock-in/clock-out untuk validasi geofence (zona klinik). Lokasi hanya direkam saat Anda menekan tombol absen, tidak dilacak terus-menerus.
• Foto selfie absensi — diambil dari kamera depan saat clock-in untuk verifikasi kehadiran.
• Identifier perangkat — model HP, OS Android, versi aplikasi untuk troubleshooting.
• Log aktivitas: waktu login, IP address, halaman yang diakses (audit trail).

3. Tujuan Penggunaan

• Mengelola data karyawan, absensi, jadwal shift, cuti, lembur, dan payroll klinik Anda.
• Memvalidasi kehadiran melalui geofence GPS dan foto selfie.
• Menghitung gaji, potongan, lembur, BPJS, dan PPh 21 sesuai regulasi Indonesia.
• Menerbitkan slip gaji, bukti potong pajak (1721-A1, eSPT CoreTax).
• Mengirim notifikasi (email/WA) terkait pengumuman, persetujuan, dan tagihan.
• Audit keamanan dan investigasi insiden.

4. Izin (Permissions) yang Diminta

Aplikasi TIDAK mengakses lokasi di background. GPS hanya direkam ketika Anda menekan tombol absen.

5. Berbagi Data

Kami TIDAK menjual data pribadi Anda. Data dibagi terbatas kepada:

• Klinik/RS pemberi kerja Anda (HR, atasan, direktur) — sesuai peran kerja.
• Otoritas pajak (DJP) — bukti potong PPh 21 sesuai kewajiban pelaporan.
• BPJS — data iuran bulanan sesuai regulasi.
• Bank/payment gateway — untuk transfer gaji (jika diaktifkan).
• Penyedia infrastruktur (cloud server di Indonesia) — sebagai data processor.

Kami tidak membagi data ke pihak ketiga untuk iklan, profiling, atau analytics marketing.

6. Penyimpanan & Retensi

• Data disimpan di server di Indonesia (jurisdiksi hukum Indonesia, UU PDP No. 27/2022).
• Data karyawan disimpan selama Anda aktif sebagai karyawan + minimal 5 tahun setelah resign (sesuai kewajiban pajak & ketenagakerjaan).
• Data absensi & payroll disimpan minimal 10 tahun (audit pajak).
• Lampiran cuti/dokumen yang sudah expired dapat di-archive atau dihapus atas permintaan HR klinik.

7. Keamanan

• Komunikasi terenkripsi via HTTPS (TLS 1.2+).
• Password karyawan di-hash dengan bcrypt (rounds 13).
• JWT-based authentication dengan refresh token.
• Multi-tenant isolation: data klinik Anda tidak dapat diakses klinik lain.
• Akses berbasis peran (RBAC): HR, Manager, Direktur, Karyawan.
• Audit log untuk semua perubahan data sensitif.

8. Hak Anda (UU PDP No. 27/2022)

• Hak akses — minta salinan data pribadi Anda dari HR klinik.
• Hak koreksi — perbarui data yang tidak akurat lewat profil aplikasi atau via HR.
• Hak penghapusan — minta data dihapus setelah masa retensi minimum.
• Hak penarikan persetujuan — kapan saja, dengan implikasi tidak bisa pakai fitur tertentu.
• Hak komplain — ke pengawas data setelah hubungi kami dulu.

9. Anak di Bawah Umur

Aplikasi ini tidak ditujukan untuk anak di bawah 17 tahun. Kami tidak secara sadar mengumpulkan data dari anak di bawah umur.

10. Perubahan Kebijakan

Jika ada perubahan material, kami akan menampilkan notifikasi di aplikasi dan mengirim email ke HR klinik minimal 30 hari sebelum berlaku.

11. Kontak

© 2026 TeknoMedis · Kebijakan Privasi v1.0